Programmamanager

Er zijn veel verschillende definities van programmamanagement. De meest gebruikte definitie is: “Een Programma is het geheel van samenhangende projecten en activiteiten in een tijdelijke organisatie om één of meer van tevoren gedefinieerde doelstellingen te realiseren, die van strategisch belang zijn”.

Belangrijk verschil ten opzichte van een project is de focus op het realiseren van doelstellingen. Binnen programmamanagement zijn specifieke processen en principes vastgelegd die zich daarop richten. Programmamanagement geeft structuur en richting aan het doorvoeren van veranderingen om de doelstellingen te realiseren, die men met de veranderingen wil bereiken.

Wat is programmamanagement?

Programmamanagement bestaat als begrip sinds begin 1970. Er zijn vele verschillende typen programma’s te onderscheiden. Deze typen hebben met elkaar gemeen dat ze allen gericht zijn op verandering. Deze verandering in de bedrijfsprocessen en omgeving kunnen noodzakelijk of gewenst zijn vanwege bijvoorbeeld veranderingen in het politieke klimaat, wijzigende wetgeving, technologische ontwikkelingen (internet), etc. Maar ook wijzigende doelstellingen van het bedrijf zelf kunnen programma’s en programma management wenselijk maken. Voorbeelden hiervoor zijn de wens tot globalisering, kwaliteitseisen en industriestandaarden, verbetering van de productkwaliteit of service. Deze veranderingen moeten worden gemanaged om de doelstellingen te kunnen verwezenlijken.

Wanneer programmamanagement?

De vele projecten en activiteiten in een organisatie, de onderlinge relaties hiertussen en de afhankelijkheden met de (vaak complexe) omgeving maken dat het management van veranderingen een hoop inspanning van de lijnorganisatie en van het bedrijfsmanagement vergt. Het doorvoeren van de veranderingen in combinatie met een beperkte capaciteit om alle veranderingen te realiseren heeft de noodzaak doen ontstaan om een andere manier van aansturen te vinden voor het managen van veranderingen. Kenmerkend hierbij is dat het gaat om trajecten met veel onzekerheden en risico’s en waarbij er een duidelijke koppeling ligt met de strategie van het bedrijf.

Programmamanagement kan met name een bijdrage leveren in situaties waarbij:

  • onduidelijkheid bestaat over de doelen welke moeten worden gerealiseerd
  • complexe veranderingen moeten worden doorgevoerd
  • er sterke afhankelijkheden bestaan tussen een veelheid van projecten en activiteiten
  • de beschikbare capaciteiten beperkt zijn
  • een turbulente omgeving bestaat waarbinnen de veranderingen moeten worden doorgevoerd
  • er veel risico’s zijn verbonden met het doorvoeren van de veranderingen
  • meerdere mogelijkheden zijn om de veranderingen door te voeren
  • de resultaten van meerdere projecten nodig zijn om veranderingen mogelijk te maken
  • het management te veel tijd besteed aan het doorvoeren van veranderingen
  • het implementeren van veranderingen een grote impact heeft op de primaire processen, waardoor de continuïteit in gevaar wordt gebracht
  • er behoefte is aan coördinatie van meerdere initiatieven welke één of meer gemeenschappelijke raakvlakken hebben met bestaande bedrijfsprocessen

Samenvattend kan gezegd worden dat programmamanagement met name geschikt is bij het doorvoeren van veranderingen in complexe situaties met een grote impact op de bestaande organisatie.

Voordelen programmamanagement

De voordelen van programmamanagement komen voort uit het gecoördineerd managen van veranderingen, waarbij sturing op de onderlinge afhankelijkheden tussen projecten en activiteiten en de focus op het realiseren van de baten een centrale plaats innemen. De belangrijkste voordelen zijn:

  • effectieve realisatie van veranderingen door een integrale (geplande en beheerste) aanpak van de verschillende elementen van verandering zonder dat bestaande bedrijfsprocessen hiervan onnodige hinder ondervinden
  • effectieve respons op strategische initiatieven door het gat tussen strategie en de realisatie van projecten en activiteiten te overbruggen
  • focus op veranderingsdoelstellingen door het senior management van de organisatie een raamwerk te verschaffen, waarmee deze het veranderingsproces kan sturen en managen
  • efficiënt capaciteitsmanagement doordat programmamanagement voorziet in een mechanisme voor het priotiseren van de projecten en een mechanisme voor projectintegratie
  • beter risicomanagement doordat de complexiteit en omvang van de Projectportfolio in een breder context wordt geplaatst
  • realisatie van doelstellingen en baten door het inrichten van een formeel proces van batenmanagement. Belangrijkste stappen in het proces zijn het identificeren, definiëren, bewaken en meten van de baten
  • effectief management van de zakelijke doelstellingen (Business Case). Door het opstellen en onderhouden van de Business Case, wordt constant een afweging gemaakt wat zakelijk gezien de beste oplossingen zijn en of zakelijk gezien het verder doorvoeren van de veranderingen nog steeds gewenst is
  • geleidelijke overgang van huidige naar nieuwe bedrijfsprocessen. De transitie van de bestaande organisatie naar de nieuwe wijze van werken is een apart onderdeel binnen programmamanagement

Programma’s in hun context

Programma’s staan niet op zichzelf; alles hangt samen. Een programma is onderdeel van de bedrijfsorganisatie waar de verandering moet plaatsvinden en krijgt zijn doelen mee als afgeleide van de bedrijfsdoelen. De bedrijfsdoelen worden mede bepaald op basis van interne en externe factoren als politiek, markt en maatschappelijke en technologische ontwikkelingen. Vanuit het programma zullen projecten en activiteiten worden geïnitieerd en uitgevoerd vanuit een samenhangende visie op het eindresultaat. De projecten en activiteiten zullen resultaten opleveren die samen de bekwaamheden leveren, die nodig zijn om de veranderingen in de bedrijfsprocessen door te voeren. De bedrijfsorganisatie moet uiteindelijk met de doorgevoerde veranderingen de voorgenomen baten realiseren. Het is voor een programmamanagementteam dan ook belangrijk om een goed beeld te hebben van de omgeving, waarin het programma wordt uitgevoerd.

Voorwaarden

Veranderen doe je niet zomaar. Er moet een goede reden zijn om te veranderen. Er moet een geaccepteerd beeld zijn van de oplossing. De belangrijkste mensen in de organisatie moeten er voor zijn. Anderen moeten het ook zien zitten. Je moet er zelf bij betrokken zijn. Je moet het zelf ook willen en het niet opgedragen krijgen. Het moet snel resultaten opleveren en het moet verankerd worden in de dagelijkse manier van werken. Alleen dan zullen veranderingen ook daadwerkelijk worden doorgevoerd en ook daadwerkelijk hun meerwaarde op lange termijn voor de organisatie bewijzen.

De volgende stappen zijn voorwaardelijk voor een succesvolle implementatie:

  • een gevoel van urgentie tot stand brengen
  • een leidende coalitie vormen
  • zorgen voor een eigenaar in de top van de organisatie
  • helderdere en consistentie visie op het eindresultaat
  • heldere taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden
  • focus op de toegevoegde waarden
  • focus op bestaansrecht en risico’s
  • betrokkenen binnen het kader van het programma met voldoende bevoegdheid eigen beslissingen kunnen nemen
  • plannen, sturen en bewaken van het proces
  • korte termijn successen genereren en vieren
  • goede en consistente communicatie
  • verankeren van de nieuwe werkwijze