Het verschil tussen een project- en programmamanagement

In de praktijk blijkt grote onduidelijkheden te bestaan over het verschil tussen de beide begrippen. Dat komt mede doordat de laatste jaren een sterke inflatie is ontstaan in de functie- en rolomschrijving van personen die in projecten werken. Projecten staan nooit op zichzelf. De organisatie die vraagt om het project en die betaalt voor het project wil met het projectresultaat iets bereiken en dat is altijd een verandering ten opzichte van de huidige status quo.

Datgene wat men wil bereiken, wordt echter niet bereikt door alleen maar het creëren van het projectresultaat. De voordelen die men voor ogen heeft worden bereikt als personen het ook daadwerkelijk gaan gebruiken. De gebruikers zijn echter meestal niet degenen die het projectresultaat hebben gerealiseerd of degenen die voor het projectresultaat hebben betaald. Gaat men het projectresultaat ook gebruiken en worden daarmee ook de voordelen bereikt, welke we voor ogen hadden? Dat is de vraag en dat is de uitdaging. Het is niet het projectresultaat dat de voorziene baten realiseert maar het gebruik van het resultaat door de organisatie.

Een moderne definitie van een project is: “Een project is een geheel van samenhangende activiteiten in een tijdelijke organisatie om, binnen gestelde condities, een van te voren gedefinieerd resultaat op te leveren”.

Als je dit vergelijkt met de definitie van een programma, dan zijn de belangrijkste verschillen:

  • een project realiseert een vooraf gedefinieerd resultaat in de vorm van een product of dienst. Een programma is verantwoordelijk voor het realiseren van doelstellingen. Het programma maakt voor het realiseren van doelstellingen gebruik van de producten en diensten die voortkomen uit de projecten én van activiteiten
  • een programma heeft een andere organisatiestructuur en andere taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden dan een project. Deze andere structuur komt voort uit de verantwoordelijkheid van een programma doelstellingen te realiseren
  • een project heeft een duidelijk begin- en eindpunt. Het project eindigt bij oplevering van het projectresultaat. Een programma realiseert doelstellingen. Het eind van een programma is daarmee veel minder duidelijk
  • een programma heeft een veel langere looptijd dan een project. Tijdens de looptijd van een programma worden de resultaten van meerdere projecten opgeleverd
  • doelstellingen en de bijbehorende toegevoegde waarden moeten niet alleen na afloop van een programma worden gerealiseerd, maar ook gedurende het programma zelf en vallen ook onder de verantwoordelijkheid van het programma

Een programma moet bewust worden gestopt. Bij een programma zal de afweging moeten worden gemaakt, hoe lang de baten van het in stand houden van een aparte programmaorganisatie nog opwegen tegen de extra kosten. Er zal een moment komen, dat het niet meer wenselijk is om het managen van de veranderingen apart te organiseren vanuit een programma, maar dat dit beter kan worden teruggelegd in de bedrijfsorganisatie. Het programma wordt dan beëindigd en de programmaorganisatie wordt dan ontbonden. Het einde van een programma moet dus zelf worden bepaald en geïnitieerd. Dit in tegenstelling tot een project, waar de oplevering van het projectresultaat automatisch het einde van het project inluidt.

Er ontstaan vaak spanningen tussen de druk om de resultaten van de projecten op tijd en binnen budget op te leveren en de noodzaak de bovenliggende doelstellingen van het programma te realiseren. Deze afstemming kan niet worden overgelaten aan de individuele projectteams, maar moeten worden gecoördineerd door het programmamanagement.